Salones de conferencias: qué deben reunir para satisfacer a los asistentes

Publicado en por Bego

Los salones de conferencias son uno de los recursos de las empresas a la hora de plantear temas de debate, financiación, etc. Por ello, al ser parte de la imagen de la misma, deben elegirse con cuidado y disponer de todo lo necesario. Elegir el más adecuado, depende de los factores que se detallan a continuación.

La importancia de los salones de conferencias

Los salones de conferencias son imprescindibles en las reuniones de empresas, no sólo las grandes, también en las pequeñas cuando organizan reuniones con posibles acreedores o con otras empresas o en definitiva, siempre que se requiere una reunión importante de varios miembros relacionados con el entorno empresarial.

Estos salones para reuniones requieren un equipamiento básico para poder convertirse en salas de conferencias en las que no falten detalles.

Los elementos que más se suelen valorar a nivel empresarial son:

  • Equipo de sonido, con altavoces y micrófonos para poder entablar conversaciones con los miembros.
  • Medios audiovisuales: proyector, pantalla, posibilidad de conectar el equipo informático e incluso equipo.
  • Teléfono y sistemas de telecomunicaciones requeridos para el evento.
  • Una mesa de gran tamaño que pueda albergar a todos los presentes en ella con el espacio suficiente.
  • Material de oficina para la reunión: carpetas, bolígrafos, etc.
  • Bebidas: café y agua.
  • Conexión inalámbrica.
  • Mobiliario moderno o con estilo para conseguir no sólo un salones con encanto, sino salones agradables y adecuados a la imagen que se quiera transmitir.
  • Cafetería y restaurante habilitado para poder comer o picar.
  • Climatización y correcta iluminación para el trabajo.
  • Seguridad en todo momento.

¿Cómo elegir el lugar más idóneo?

Una vez buscados los centros que pueden albergar todas las instalaciones y requerimientos que se necesitan para el evento, el siguiente paso es elegir entre el más adecuado, tanto en función de coste como de emplazamiento, imagen y otros factores.

Si el evento es local, se pueden elegir salones de eventos en el en las afueras para facilitar el desplazamiento con vehículo propio y aparcamiento.

Sin embargo, si el evento alberga a personas de otras ciudades o grupos vip, puede que sea más interesante elegir una buena zona en la ciudad, céntrica, para acudir en transporte público o desplazarse fácilmente desde el hotel en que se alojen.

Además de la ubicación, el precio también es importante. Elegir salones con spa, por ejemplo y que puedan albergar allí a los invitados, es una opción con mucho estilo, pero puede no estar al alcance de todos.

El mejor recurso, será buscar opciones, comparar y elegir pensando en los invitados.

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