¿Cómo organizar un equipo para la producción de eventos?

Para que un evento salga a la perfección, la sincronización, desde el primer momento, es indispensable. Pero manejar equipos y atender a todos los detalles no es sencillo. Es por ello que en las siguientes líneas se ofrecen algunos consejos para organizar con éxito.

Para organizar un evento con éxito, lo más importante es la coordinación. Es fundamental contar con varios profesionales para poder delegar tareas y que cada uno se encargue de la parte en la que más especializado esté, pero una persona que aporte cohesión a todas las tareas y le dé unidad al evento es imprescindible.

Ésta persona debe tener dotes de mando y de trabajo en equipo, capacidad para crear sinergias y de motivación de equipos, además de ser perfeccionista y atender a cada detalle.

Una vez se sabe qué hace un coordinador y cuál es su importancia, ahora es importante comentar algunas ideas para organizar eventos con éxito.

En primer lugar y lo más importante, es contar con especialistas en cada área para que la empresa pueda asegurar un buen servicio en cada tipo de evento que organizan, tanto en congresos y espectáculos como en demostraciones o bodas, por indicar algunos ejemplos.

Las empresas de eventos deben disponer de contactos para poder organizar todos sus trabajos con los mejores profesionales. Las empresas proveedoras son parte del éxito del evento, por lo que el organizador de eventos ideal es aquel que conoce bien el mercado y las empresas que operan en él.

Algunos de los perfiles ideales con los que contar para organizar un evento corporativo dentro una agencia son:

• Especialistas en bodas: perfil relacionado con la moda y las tradiciones para cubrir este tipo de eventos.

• Expertos en protocolo: fundamental para según qué tipo de eventos (grandes fiestas, bodas, recepciones de personas importantes, etc.).

• Entendidos de material audiovisual: para tratar con las empresas que aporten esta parte fundamental en un evento.

• Personas con contactos con empresas proveedoras: que conozcan empresas de montaje, etc.

• Trabajadores con contactos en medios de comunicación: para poder aportar difusión a los eventos.

Empresas que puedan aportar el equipo audiovisual, empresas especializadas en el montaje de stands o diseñadores de vestidos de novia, son algunos ejemplos de profesionales que cada especialista debe controlar según sea su especialización o función dentro de las agencias de eventos.

Y por último, algunas webs para estar siempre informados:

• Comunicología: RevistaComunicologia.org.

• Revista Imagen: RelacionesPublicas.com.

• R&A Marketing: ra-marketing.com.